Protection des données
1. Généralités
La protection de vos données est prise très au sérieux par SimplyCity Formations SA (ci-après « SC »), SC adhère à des normes de protection des données élevées mais également une meilleure transparence dans la collecte et le traitement des données personnelles de nos clients et de nos employés.
La présente notice d’information contient des informations générales sur les données personnelles collectées par SC, sur ce que SC en fait et sur les droits dont vous disposez en votre qualité de client ou d’employé de SC.
Pour toutes autres questions ou commentaires, veuillez nous contacter à l’adresses indiquée dans la section 8.
« Données personnelles » signifient toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
Dans le cadre de notre engagement à protéger vos données personnelles de manière transparente, nous voulons vous informer :
- • de la manière et des raisons pour lesquelles SC collecte, utilise et conserve vos Données personnelles;
- • du fondement légal en vertu duquel vos Données personnelles sont traitées ;
- • et de vos droits et de nos obligations par rapport à un tel traitement.
2. Quels types de données personnelles recueillons-nous ?
SC (ci-après également « nous ») collectera et traitera, en fonction du produit ou du service que nous vous fournissons (le cas échéant), des données personnelles vous concernant, y compris:
- ▪ Des renseignements personnels tels que votre nom, votre date de naissance (y compris une copie de votre carte d’identité nationale ou de votre passeport), une copie de votre permis de conduire suisse ou étranger, votre numéro de téléphone, votre adresse postale et électronique, et des renseignements familiaux tels que le nom de votre conjoint, de votre partenaire ou de vos parents ;
- ▪ Des informations financières, telles que vos coordonnées bancaires;
- ▪ Vos connaissances et votre expérience en matière de conduite permettant d’attester de votre aptitude à conduire au sens de l’art. 13 OMCo11;
- ▪ Toutes les informations nécessaires nous permettant d’établir, en votre qualité de client et d’élève conducteur, une carte de formation, au sens de l’art. 15 al. 1 let a OMCo, sur laquelle sont indiquées les leçons théoriques et pratiques dispensées, avec la date et l’heure, le degré de formation et, le cas échéant, les examens de conduite effectués;
- ▪ Toutes les informations nécessaires nous permettant d’établir, en votre qualité d’employé, un contrôle global de la durée du travail ainsi que des fiches hebdomadaires, au sens de l’art. 15 al. 1 let b OMCo, par jour ouvrable et par semaine, les leçons pratiques et théoriques calculées en minutes;
- ▪ Les détails de nos interactions avec vous et les produits et services que vous utilisez;
- ▪ Tous les enregistrements des appels téléphoniques entre vous et SC;
- ▪ Les identificateurs que nous vous attribuons, comme votre numéro de client ou de compte;
- ▪ Lorsque vous accédez à notre site Web, les données transmises par votre navigateur et enregistrées automatiquement par notre serveur, y compris la date et l’heure de l’accès, le nom du fichier consulté ainsi que le volume de données transmises et la performance de l’accès, votre navigateur Web, la langue du navigateur et le nom de domaine du demandeur, et l’adresse IP (les données supplémentaires ne seront enregistrées via notre site Web que si leur divulgation est faite volontairement, par exemple lors d’un enregistrement ou d’une demande). Lorsque vous visitez un site Web d’SC, ce site Web contiendra des informations supplémentaires sur la manière dont nous utilisons vos informations pendant que vous visitez ce site Web.
Dans certains cas, nous recueillons ces informations à partir de registres publics de l’administration fédérale suisse ou d’autres sources tierces, telles que les services des diverses administrations cantonales suisses.
3. Sur quelle base juridique et à quelles fins traitons-nous vos données personnelles ?
3.1 Sur quelle base juridique et à quelles fins traitons-nous vos données personnelles ?
En fonction de la finalité du traitement (voir section 3.2), le traitement de vos données personnelles sera l’un des suivants :
- i. Nécessaires aux intérêts légitimes d’SC, sans affecter indûment vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux (voir ci-dessous);
- ii. Nécessaires à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat avec vous pour les services ou produits que vous demandez, ou pour remplir nos obligations en vertu d’un tel contrat, par exemple lorsque nous utilisons vos données à certaines des fins mentionnées aux sections 3.2 (a), (b) (c) ci-dessous (ainsi que certaines des divulgations de données décrites à la section 4);
- iii. Nécessaires pour nous acquitter de nos responsabilités légales ou réglementaires, y compris lorsque nous effectuons les vérifications mentionnées à la section 3.2 (a) ci-dessous et que nous faisons les divulgations aux autorités, aux organismes de réglementation et aux organismes gouvernementaux mentionnés aux sections 3.2 (g) et 4 ci-dessous;
- iv. Dans certains cas, nécessaires à l’exécution d’une mission effectuée dans l’intérêt public;
- v. Lorsque nous utilisons des catégories particulières de données personnelles, nécessaires pour établir, exercer ou défendre des droits ou lorsque le traitement concerne des données personnelles dans le domaine public, et;
- vi. Dans des circonstances limitées (telles que requises par la loi) traitées avec votre consentement exprès, ou traitées avec votre consentement explicite dans le cas de catégories particulières de données personnelles.
Lorsque les données personnelles que nous recueillons auprès de vous sont
nécessaires pour satisfaire à nos obligations légales ou réglementaires ou pour conclure un accord avec vous, si nous ne pouvons pas recueillir ces données personnelles, il est possible que nous ne puissions pas vous accepter en tant que client ou vous fournir des produits ou des services (auquel cas nous vous en informerons en conséquence).
3.2 Finalités du traitement
Nous traitons toujours vos données personnelles pour une finalité spécifique et nous
ne traitons que les données personnelles pertinentes pour atteindre cette finalité. En particulier, nous traitons les données personnelles aux fins suivantes :
- i. les processus de votre intégration en qualité de client, respectivement d’employé, y compris pour vérifier votre identité;
- ii. vous fournir les produits et services demandés et veiller à leur bonne exécution;
- iii. gérer notre relation avec vous, y compris communiquer avec vous au sujet des produits et services que vous obtenez de notre part et de nos partenaires commerciaux, répondre aux questions et plaintes relatives au service à la clientèle, faciliter les activités de recouvrement de nos créances;
- iv. nous aider à mieux vous connaître en tant que client, les produits et services que vous recevez, ainsi que d’autres produits et services qui pourraient vous intéresser, y compris le profilage basé sur le traitement de vos Données personnelles, par exemple en examinant les types de produits et services que vous utilisez chez nous, la façon dont vous aimeriez être contacté et ainsi de suite;
- v. prendre des mesures pour améliorer nos produits et services et notre utilisation de la technologie, y compris l’essai et la mise à niveau des systèmes et des processus, et mener des études de marché pour comprendre comment améliorer nos produits et services existants ou en apprendre davantage sur d’autres produits et services que nous pouvons offrir;
- vi. vous contacter à des fins de marketing direct au sujet de produits et services qui, selon nous, pourraient vous intéresser, y compris ceux que SC ou nos autres partenaires commerciaux offrons, et faciliter les participations à des concours et les offres promotionnelles;
- vii. le respect continu de nos obligations réglementaires et de conformité découlant, notamment mais pas seulement, de l’Ordonnance réglant l’admission à la circulation routière (OAC22) et de l’Ordonnance sur les moniteurs de conduite (OMCo);
- viii. assurer la sécurité de nos clients, de nos employés et des autres parties prenantes;
- ix. la réalisation d’analyses statistiques et de recherches connexes;
- x. toute autre finalité que nous vous notifions de temps à autre.
4. Qui a accès à vos Données personnelles et avec qui sont-elles partagées ?
4.1 Avec notre Groupe
Afin d’assurer un niveau de service élevé et constant dans l’ensemble de notre groupe et de vous fournir des services et des produits, nous partageons généralement des Données personnelles avec notre Direction et nos employés ainsi qu’avec les autres entités de notre groupe, soit :
AGEC 2 PHASES Sàrl
Rue du Tir-au-Canon 4
1227 Carouge GE
RI Manage Me – Frank Valley
Route de Chêne 26B
1207 Genève
Drive-up.ch Sàrl
Route de Chêne 26B
1207 Genève
4.2 Fournisseurs de services
Dans certains cas, nous partageons également des Données personnelles avec nos fournisseurs qui nous fournissent des services, tels que les fournisseurs de services informatiques et d’hébergement, les fournisseurs de marketing, les services de communication et d’impression, le recouvrement de créances, le traçage, le recouvrement de créances, la prévention de la fraude, les agences de référence en matière de crédit et les avocats, etc.
Lorsque nous le faisons, nous prenons des mesures pour nous assurer qu’ils respectent nos normes de sécurité des données, afin que vos Données personnelles restent sécurisées.
4.3 Autorités publiques ou réglementaires
Si cela est requis de temps à autre, nous divulguons des Données personnelles aux
autorités publiques, aux organismes de réglementation ou aux organismes gouvernementaux, y compris lorsque la loi ou la réglementation l’exige, en vertu d’un code de pratique ou de conduite, ou lorsque ces autorités ou organismes nous y obligent.
4.4 Autres
- ▪ Si notre entreprise est vendue à une autre organisation ou si elle est réorganisée, les Données personnelles seront partagées afin que vous puissiez continuer à recevoir nos produits et services. En général, nous partageons également des Données personnelles avec des acheteurs potentiels lorsque nous envisageons de vendre ou de transférer une partie ou la totalité d’une entreprise. Nous prenons des mesures pour nous assurer que ces acheteurs potentiels conservent lesdites données en toute sécurité.
- ▪ Nous pourrions avoir besoin de divulguer vos Données personnelles lorsque cela est nécessaire pour exercer ou protéger non seulement nos droits, y compris ceux de nos employés ou d’autres parties prenantes, ou encore en réponse aux demandes de personnes ou de leurs représentants qui cherchent à protéger leurs droits légaux ou les droits d’autrui.
5. Les transferts internationaux de Données personnelles
Les Bénéficiaires visés à l’article 4 ci-dessus peuvent être situés en dehors de la Suisse.Si cela est requis de temps à autre, nous divulguons des Données personnelles aux
autorités publiques, aux organismes de réglementation ou aux organismes gouvernementaux, y compris lorsque la loi ou la réglementation l’exige, en vertu d’un code de pratique ou de conduite, ou lorsque ces autorités ou organismes nous y obligent.
Dans ces cas, sauf lorsque le Commissaire Fédéral à la Protection des Données et à l’Information a déterminé que le pays concerné assure un niveau de protection adéquat, SC exige que ces destinataires respectent les mesures appropriées destinées à protéger les Données personnelles contenues dans un accord juridique contraignant.
Une copie de ces mesures peut être obtenue en contactant le Délégué à la Protection des Données (« DPD ») à l’adresse figurant à la fin de la présente notice.
6. Combien de temps et où conservons-nous vos Données personnelles ?
Nous ne conserverons les Données personnelles qu’aussi longtemps que nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou pour se conformer aux exigences légales, réglementaires ou de politique interne.
Nous supprimerons ou rendrons anonymes les Données personnelles (ou prendrons des mesures équivalentes) dès lors qu’elles ne seront plus nécessaires pour atteindre lesdites finalités, sous réserve toutefois (i) des exigences légales ou réglementaires applicables à la conservation des Données personnelles pour une durée plus longue, ou (ii) pour faire constater, exercer et/ou défendre des droits réels ou potentiels dans le cadre d’actions en justice, d’enquêtes ou de procédures similaires, y compris des conservations à des fins juridiques que nous pourrions imposer pour préserver des informations pertinentes.
Nous appliquons des critères pour déterminer les périodes appropriées de conservation de vos Données personnelles en fonction de leur finalité, de la facilitation de la gestion de la relation avec le client et la réponse aux réclamations légales ou aux demandes réglementaires.
A titre illustratif, l’art. 16 al. 1 let b OMCo nous impose de conserver pendant deux ans, au siège de SC, les cartes de formation, les fiches hebdomadaires et, le cas échéant, les relevés du contrôle global de la durée du travail.
7. Vos droits
Vous avez le droit, sous réserve de la législation locale applicable en matière de protection des données:Nous appliquons des critères pour déterminer les périodes appropriées de conservation de vos Données personnelles en fonction de leur finalité, de la facilitation de la gestion de la relation avec le client et la réponse aux réclamations légales ou aux demandes réglementaires.
- ▪ de demander accès aux Données personnelles que nous détenons et d’en recevoir copie;
- ▪ le cas échéant, de demander une rectification ou l’effacement des Données personnelles inexactes;
- ▪ de demander l’effacement des Données personnelles lorsque leur traitement n’est plus nécessaire pour atteindre les finalités, ou n’est pas ou plus licite pour d’autres raisons, sous réserve toutefois des durées de conservation applicables (cf. section 6 ci-dessus);
- ▪ de demander une restriction au traitement de Données personnelles dont l’exactitude est contestée, si le traitement est illicite ou si les personnes concernées se sont opposées au Traitement;
- ▪ de vous opposer au traitement des Données personnelles, auquel cas nous ne traiterons plus les Données personnelles, sauf si nous avons des raisons impérieuses et légitimes de le faire (p. ex. constatation, exercice ou défense d’un droit en justice);
- ▪ de recevoir les Données personnelles en format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine (droit à la portabilité des données);
- ▪ d’obtenir une copie des garanties appropriées ou adéquates que nous pouvons avoir mis en oeuvre pour transférer des Données personnelles en dehors de l’Union européenne ou de la Suisse, ou d’y avoir accès.
Vous pouvez exercer les droits énoncés ci-dessus en contactant le Délégué à la Protection des Données (DPD) en utilisant les détails présentés à la section 8 de la présente notice.
8. Exercice de vos droits et plaintes
Si vous n’êtes pas satisfait d’un quelconque aspect du traitement de vos Données personnelles par SC, nous aimerions en discuter avec vous afin de comprendre comment nous pouvons rectifier la situation.
Vous pouvez exercer vos droits liés à vos Données personnelles en nous écrivant à l’adresse suivante. Pour éviter tout délais concernant votre demande, veuillez joindre à votre lettre signée une copie de votre passeport ou de votre carte d’identité:
SimplyCity Formations SA
A l’att de M. Frank VALLEY
Délégué à la Protection des Données
Route de Chêne 26 Bis
1207 Genève
Email : dpd@simplycity.ch
Si vous n’êtes pas satisfait de la réponse de SC, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données compétente.
9. Note de sécurité
Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour empêcher l’accès non autorisé ou illégal aux Données personnelles que vous nous avez fournies.
Comme la sécurité complète des données ne peut être garantie pour les communications par courrier électronique, messagerie instantanée et autres moyens de communication similaires, nous vous recommandons d’envoyer toute information particulièrement confidentielle par un autre moyen sécurisé.
10. Modifications de vos Données personnelles
Nous nous engageons à garder vos Données personnelles exactes et à jour. Par conséquent, si vos Données personnelles changent, veuillez-nous en informer dès que possible.
11. Statut de cette notice d’information
Cette notice d’information a été mise en place en juillet 2018. Il s’agit d’une notice explicative à destination des clients et des employés de SC concernant ce que fait SC, plutôt que d’un document qui lie SC ou toute autre partie contractuellement.
Nous nous réservons le droit de le modifier de temps à autre. Si cette notice a été mise à jour, nous prendrons les mesures nécessaires pour vous informer de la mise à jour par des moyens appropriés, selon la façon dont nous communiquons normalement avec vous, par exemple au moyen de votre relevé de compte.
- 1 RS 741.522 – Ordonnance sur les moniteurs de conduite ↩︎
- 2 RS 741.51 – Ordonnance réglant l’admission à la circulation routière ↩︎
